บันทึกประจำวัน

ทำยังไงให้ใช้เวลาประชุมน้อยลงเหลือ 1 ชั่วโมง

ประโยคดังกล่าวเป็นโจทย์ที่ผู้บริหารตั้งไว้สำหรับการประชุมที่เดิมเคยกินเวลาถึง 2 ชั่วโมง จึงถือโอกาสแก้โจทย์ข้อนี้ไปพร้อมกับการสอนวิธีการทำงานให้กับล่ามรุ่นน้อง

วิธีการก็คือ
1.ขอเอกสารที่ใช้ในการประชุมทั้งหมดมาจากผู้จัดประชุม (ถ้าเอกสารยังมีไม่ครบก็ไม่เป็นไร เอาเท่าที่มี)
2.นับจำนวนประเด็นที่ต้องการสื่อของเอกสารแต่ละแผ่นแล้วนำมารวมกัน (27 ประเด็นไม่รวมส่วนที่ยังไม่มีเอกสาร จึงตีเหมารวมที่ 30 ประเด็น)
3.คำนวนเวลาทั้งหมดเที่ต้องใช้ในการประชุม (30 ประเด็น x 3 นาที x 2 ครั้ง (ผู้พูดกับล่าม) = 3 ชั่วโมง)
4.ใช้ข้อมูลดังกล่าวไปโน้มน้าวผู้จัดประชุมเพื่อให้ลดเวลาที่ใช้โดยการเปลี่ยนรูปแบบการประชุม (แปลประเด็นต่างๆเป็นภาษาญี่ปุ่นสอดแทรกเข้าไปในวาระการประชุมเพื่อให้ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นได้อ่านในขณะที่คนไทยอธิบายเพื่อลดเวลาที่ต้องแปลเป็นภาษาญี่ปุ่น)

วิธีการนี้จะได้ผลแค่ไหนคงต้องมาคอยติดตามผลกันในอาทิตย์หน้าต่อไป

2 thoughts on “ทำยังไงให้ใช้เวลาประชุมน้อยลงเหลือ 1 ชั่วโมง

  1. ช่วงแรกๆของการเป็นล่าม นู๋ใช้เวลาในการแปลประชุมแระจำสัปดาห์ไป 3-4 ชั่วโมง
    ออกมาจากห้องประชุมนี่คุยกับใครไม่รู้เรื่องเลยค่ะ
    ช่วงแรกๆกดดันมาก มีห้องน้ำเป็นเพื่อน คือ เข้าไปร้องไห้ เข้าไปสงบสติ เข้าไปบ่นคนเดียว 5555

    • ทุกอย่างมีการเริ่มต้นเสมอ หากผ่านจุดนั้นไปได้เราจะมองว่าสิ่งนั้นไม่ใช่อุปสรรคอีกต่อไปครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s